Administrativ assistent till myndighetschefen

ARBETSUPPGIFTER

• Assistent för myndighetschefen med ansvar för protokollära frågor, kalender, möten, reseplanering och samordning av myndighetens chaufför.
• Ansvar och samordning för myndighetschefens representation.
• Täta kontakter med FN-sekretariatet och övriga länders FN-representationer.
• Frekventa kontakter med Utrikesdepartementet, övriga Regeringskansliet och andra myndigheter inför besök och i det löpande arbetet. Delansvar för inkommande besöksprogram.
• Personaladministration för hushållsanställd personal i residenset.
• Andra arbetsuppgifter relaterade till FN-representationens uppdrag i enlighet med administrativa gruppens arbetsfördelning.
• Andrahandsansvar för assistenten till biträdande myndighetschefen.

KVALIFIKATIONER

• Erfarenhet som chefs-/VD-sekreterare och administrativt arbete. 
• Goda IT-kunskaper.
• Mycket goda kunskaper i svenska och engelska i både tal och skrift.
• Goda kunskaper om svensk statsförvaltning och dess värdegrund.
• Förmåga att skapa och upprätthålla ett utåtriktat kontaktnät.
• Gott ordningssinne och förmåga att prioritera.

Vi söker dig som har erfarenhet av att ge service, är flexibel, utåtriktad, ansvarstagande och med god samarbetsförmåga.

VILLKOR

• För arbetet krävs grönt kort alternativt amerikanskt medborgarskap eller svenskt medborgarskap med giltig G1/G2/G3/G4-visering eller F1 (OPT)-visering. FN-representationen har inte möjlighet att sponsra arbetstillstånd. Endast ansökningar från sökande med giltigt arbetstillstånd beaktas.
• Befattningen är placerad i säkerhetsklass. En säkerhetsprövning, vilken för svenska medborgare inkluderar en registerkontroll, kommer att genomföras innan beslut om anställning fattas.
• FN-representationen tillämpar individuell lönesättning med utgångspunkt i kompetens och erfarenhet.

VÄLKOMMEN MED DIN ANSÖKAN 

Ansökan inklusive CV och referenser, samt kopia på grönt kort alternativt amerikanskt medborgarskap eller svenskt medborgarskap med G1/G2/G3/G4 eller F1 (OPT)-visering ska sändas per e-post till representationen.new-york@gov.se senast den 21 mars 2025. Märk din ansökan med ”Administrativ assistent till myndighetschefen UM2025/06431/NEWR.

För ytterligare information, vänligen kontakta:

Administrativ chef: Carina Waldell, carina.waldell@gov.se

Nuvarande innehavare av tjänsten: Ulrika Ajemark Åsland, ulrika.ajemark.asland@gov.se

Fackligt ombud: Filip Johansson, filip.johansson@gov.se