För en svensk medborgare som är född i utlandet, aldrig varit folkbokförd i Sverige, eller inte tidigare haft ett svenskt pass eller nationellt id-kort sker passansökan i två steg. Först måste personen tilldelas ett samordningsnummer av Skatteverket och sedan kan personen boka en tid för passansökan. Samordningsnummer kan endast beställas för svenska medborgare av en svensk ambassad eller ett svenskt konsulat. Numret liknar ett personnummer, men skiljer sig på en siffra där födelsedatumet brukar framgå.
Alla handlingar som tas med måste vara i original. Dokument på andra språk än svenska, engelska eller turkiska ska vara översatta till svenska eller engelska av en auktoriserad översättare. Både original och översättningar ska då uppvisas.
När samordningsnumret är färdigt skickas meddelande om detta till din folkbokföringsadress samt till ambassaden eller generalkonsulatet. Därefter går det att ansöka om pass.
Sedan 18 juni 2021 gäller nya regler som även påverkar dig som har ett samordningsnummer sedan tidigare. Samordningsnummer har numera olika status och kan vara aktivt eller vilandeförklarat. Ett samordningsnummer blir vilandeförklarat vid utgången av det femte kalenderåret om inte en anmälan eller ansökan om förnyelse inkommit till Skatteverket. För information om vilken status ditt samordningsnummer har och när det blir vilandeförklarat hänvisas till Skatteverket som är ansvarig myndighet.
Om du har ett giltigt svenskt pass förblir det giltigt till och med sista giltighetsdagen även om samordningsnumret blir vilandeförklarat innan dess. När du senare ansöker om nytt pass kommer ansvarig passmyndighet att begära förnyelse av samordningsnumret om du själv inte har gjort det via Skatteverket.