Nyfödda barn och personer som aldrig haft svenskt pass, nationellt identitetskort eller varit folkbokförda i Sverige måste få ett samordningsnummer innan det är möjligt att söka svenskt pass eller nationellt id-kort. Det är passmyndigheten, det vill säga ambassaden i det land du befinner dig, som ansöker om ett samordningsnummer, inte du som privatperson. Har vårdnadshavarna till ett barn inte gjort namnanmälan görs detta samtidigt. Ambassaden begär endast samordningsnummer om avsikten är att ansöka om pass eller nationellt ID-kort för barnet på ambassaden i Rom.
Ansökan påbörjas med begäran av Samordningsnummer genom att personligen besöka ambassaden i Rom eller närmsta konsulat. Barnet samt minst en vårdnadshavare måste vara närvarande.
Observera att en person som är född före 1 april 2015 av ett ogift par där endast fadern är svensk medborgare måste göra en anmälan om svenskt medborgarskap innan det är möjligt att begära ett samordningsnummer.
Följande handlingar ska bifogas i original vid rekvisition av samordningsnummer/anmälan om namn vid ambassaden i Rom:
Ambassaden kan vid behov begära in ytterligare dokumentation.
Handlingar kan lämnas in på ambassaden, utan tidsbokning, under ambassadens öppettider för allmänheten. Besök på ett av våra konsulat i Italien kräver tidsbokning, se konsulatets e-postadress längst ner på sidan;
Handläggningstiden är normalt ca 6–8 veckor. Du får ett beslut från Skatteverket;
När ni erhållit beslut om samordningsnummer kan ni boka tid för ansökan om pass.
Vid passansökan behöver föräldrarna ge sitt skriftliga medgivande genom att fylla blanketten Passbilaga - vårdnadshavares medgivandei och få sina namnteckningar bevittnade.
Om endast en av vårdnadshavarna följer med barnet till ambassaden måste den andra vårdnadshavarens medgivande och id-handlingar (original eller verifierad kopia) lämnas in vid ansökan.