Неофициальный перевод со шведского языка
Персональные данные
Под персональными данными подразумеваются все виды информации, которая прямо или косвенно может быть связана с физическим лицом, находящимся при жизни. Если из зарегистрированных данных каким-то образом следует, или же каким-то образом можно выяснить, к кому относятся эти данные, то, следовательно, эти данные являются персональными. В качестве примера персональных данных можно назвать имя, адрес, персональный идентификационный номер, фотографии и видеоклипы.
Существует несколько законов и указов, регулирующих правила обработки персональных данных. Общим для всех этих правил является то, что они направлены на защиту людей от нарушения неприкосновенности их личности при обработке персональных данных. Под обработкой персональных данных имеется в виду все, что возможно сделать с данными. Это, например, может быть сбор, хранение, сопоставление или распечатка данных. Тот, кто обрабатывает персональные данные, является или ответственным за персональные данные, или помощником по персональным данным.
Наша обработка персональных данных
Дипломатические миссии за рубежом имеют право обрабатывать персональные данные, необходимые для осуществления тех функций, которыми их наделил парламент и правительство. Дипломатические миссии также обрабатывают персональные данные когда кто-либо, например:
- связывается с дипломатической миссией для получения информации;
- запрашивает открытые данные;
- ищет работу;
- подтверждает свое участие во встречах или иных мероприятиях;
- использует подписку или
- связывается с дипломатической миссией по другой причине.
Ответственность за персональыне данные
Каждая дипломатическая миссия за рубежом является ответственной за ту обработку персональных данных, которая осуществляется в рамках деятельности дипмиссии, в той мере, в которой не предписано иное. В качестве ответственного за персональные данные дипломатическая миссия должна следить за тем, чтобы обработка персональных данных велась в соответствии с действующим законодательством.
Законные основания для обработки персональных данных
Для обработки персональных данных должна существовать оcнова в действующей регулировке защиты данных, так называемая правовая основа. Для того, чтобы обработка, производимая дипломатическими миссиями за рубежом, была законной, требуется, чтобы она являлась необходимой для выполнения договора или правовых обязательств, для выполнения задачи, имеющей интерес для общественности, или же была частью работы по выполнению задач миссии. Персональные данные могут также обрабатываться в некоторых случаях, если лицо, чьи данные затрагиваются, дало согласие на их обработку, или если обработка необходима для того, чтобы защитить интересы, имеющие основополагающее значение для зарегистрированного или для другого физического лица.
Реестр
Все категории обработок данных, которые осуществляются в рамках деятельности, должны содержаться в специальном реестре дипломатической миссии. Благодаря этому дипмиссия может систематически контролировать, что обработки проводятся на правовой основе. Каждая дипломатическая миссия отвечает за то, чтобы реестр был обновлен. Для доступа к реестру вы можете связаться или с конкретной дипломатической миссией, или с уполномоченным по защите данных в дипломатических миссиях за рубежом. Контактная информация содержится на последней странице данного документа.
Более подробная информация о сборе и обработке персональных данных
Общая информация
Дипломатические миссии за рубежом собирают только те персональные данные, которые необходимы для цели обработки. Впоследствие эти данные не будут обрабатываться не в соответствии с данными целями.
Персональные данные сотрудников и подрядчиков
В качестве работодателя дипломатические миссии за рубежом могут обрабатывать персональные данные сотрудников и подрядчиков, когда необходимо выполнить обязательства по договору о найме или договору о предоставлении услуг.
Персональные данные соискателей на вакансии и практикантов
Персональные данные местных соискателей на вакансии и практикантов будут использованы дипломатической миссией за рубежом только для целей найма и статистического анализа. Данные доступны только лицам, работающим с вопросами найма.
Персональные данные в связи с информационными материалами, новостными рассылками, подписками, заявками на участие в мероприятиях и конференциях
Персональные данные (имя, адрес, электронный адрес), которые предоставляются в связи с подпиской или заказом информационных материалов, хранятся только в течение того времени, пока действует подписка, или в течение времени, необходимого для того, чтобы произвести рассылку или выполнить заказ. Подписчик может в любое время отказаться от подписки. В этом случае дипломатическая миссия за рубежом удаляет персональные данные.
Персональные данные (должность, имя, адрес, номер телефона и электронный адрес), которые предоставляются в связи с подтверждением участия в конференциях и других мероприятиях, сохраняются только в течение того времени, которое необходимо для администрирования конференции или мероприятия.
Время хранения
Персональные данные удаляются, отсеиваются или деперсонифицируются в текущем порядке. Персональные данные, которые собираются дипломатическими миссиями за рубежом, используются в конкретных целях. В связи с этим персональные данные хранятся в течение разного времени, в зависимости от того, для чего конкретно они используются, и какие обязанности по отношению к ним существуют согласно законодательству.
Принцип гласности
Дипломатические миссии за рубежом являются государственными организациями. Сообщения, которые направляются в дипмиссии, становятся документами общего пользования и могут быть выданы согласно принципу гласности. Документы общего пользования, содержащие персональные данные, могут, среди прочего, быть выданы журналистам и отдельным лицам, которые запрашивают их получение. В некоторых случаях на данные может быть наложен гриф секретности, в связи с чем они не будут выданы.
Дипломатические миссии за рубежом также могут предоставлять персональные данные другим государственным организациям. Например, это может произойти в случае, если другая организация нуждается в получении этих данных в связи с исполнением своих функций или выполнением других заданий.
Помощники по персональным данным
Персональные данные могут также быть выданы партнерам по договорам или поставщикам IT-услуг. В деятельности дипломатических миссий за рубежом используется ряд различных IT-услуг и IT-систем. Некоторые системы установлены локально только в данной миссии, и тогда только сотрудники миссии имеют доступ к персональным данным. В этом случае не происходит какая-либо передача третьим лицам.
Другие системы установлены у поставщиков или являются облачными решениями, и в этом случае персональные данные передаются поставщику. В этих случаях поставщик является помощником по персональным данным и обрабатывает персональные данные по заданию дипломатической миссии за рубежом, ответственной за персональные данные, и согласно ее инструкциям.
Меры безопасности
Чтобы убедиться в том, что вся информация, которую обрабатывают дипломатические миссии за рубежом, защищена от незаконного доступа, изменения и удаления, предпринимаются необходимые технические и организационные меры безопасности.
Все развитие систем, услуг и деятельности происходит исходя из соблюдения неприкосновенности личности и законодательства о защите информации.
Ваши права
Дипломатические миссии за рубежом отвечают за то, чтобы ваши персональные данные обрабатывались в соответствии с существующим законодательством.
Дипмиссия по вашему требованию или по собственной инициативе изменит или дополнит персональные данные, которые окажутся неверными, неполными или вводящими в заблуждение.
В некоторых случаях вы имеете право на удаление ваших персональных данных. Это означает, что вы вправе требовать удаления ваших персональных данных, если они больше не требуются для тех целей, для которых они собирались. Однако могут существовать законные требования, на основании которых дипломатические миссии за рубежом не могут немедленно удалить ваши персональные данные. В этом случае дипмиссия закончит обработку, осуществляемую для других целей, для соблюдения законодательства.
У вас всегда есть право сообщить ваши потенциальные жалобы касательно обработки ваших персональных данных дипломатической миссией за рубежом. Вы можете либо обратиться непосредственно в дипмиссию, либо связаться с уполномоченным по защите данных. Вы также можете обратиться с жалобой в инспекцию по защите данных.
Требование выписки из регистра и исправлений
Вы имеете право по запросу бесплатно получить информацию о том, какие ваши перcональные данные регистрирует и обрабатывает дипломатическая миссия за рубежом. Направьте письменное обращение и укажите ваше имя, персональный идентификационный номер, почтовый адрес, номер телефона и электронный адрес (который использовался при контактах с данной дипмиссией). Обычно выписка направляется по тому почтовому адресу, который вы указали, или же, в других случаях, на адрес вашей регистрации в Швеции, если он у вас имеется.
Контактная информация
Контактные данные дипломатических миссий за рубежом есть на сайте: www.swedenabroad.se
С уполномоченным по защите данных в дипломатических миссиях за рубежом можно связаться по электронному адресу ud.rs.gdpr@gov.se.