Données à caractère personnel
Les données à caractère personnel comprennent toute sorte d’information qui peut permettre d’identifier, directement ou indirectement, une personne physique en vie. On parle de donnée à caractère personnel s’il apparaît qu’à partir d’un renseignement enregistré ou d’une autre manière, il est possible d’identifier une personne. Il peut s’agir par exemple de noms, d’adresses, numéros d’identité national, de photographies et de clips vidéo.
Plusieurs textes législatifs et règlementaires régissent le traitement des données à caractère personnel. Les règles ont pour objectif commun d’empêcher qu’il soit porté atteinte à l’intégrité des individus lors du traitement de données personnelles. Par traitement de données personnelles, on entend essentiellement tout ce qui peut être fait à partir des données. Il peut s'agir de collecter, enregistrer, stocker, coordonner ou imprimer les données. La personne qui traite les données personnelles est soit un responsable de données personnelles soit un sous-traitant de données personnelles.
Notre traitement des données personnelles
Les missions diplomatiques ont le droit de traiter les données à caractère personnel nécessaires à l'exécution des tâches que leur ont confiées le Riksdag (Parlement suédois) et le gouvernement. Les missions diplomatiques traitent également des données personnelles lorsque quelqu'un, par exemple :
• contacte une mission diplomatique pour avoir des informations,
• demande à accéder à des documents publics,
• cherche un emploi,
• s’inscrit à des réunions ou autres événements,
• utilise un service d’abonnement, ou bien
• pour une autre raison contacte une mission diplomatique.
Responsabilité des données personnelles
Chaque mission diplomatique est responsable du traitement des données à caractère personnel qui est effectué dans le cadre de ses activités, sauf disposition contraire. En tant que responsable du traitement des données, la mission diplomatique doit veiller à ce que tout traitement de données à caractère personnel soit effectué conformément à la législation en vigueur.
Fondements légaux du traitement des données à caractère personnel
Le traitement des données à caractère personnel doit s’effectuer selon la réglementation en vigueur en matière de protection des données, appelée base juridique. Pour que le traitement des données effectué par des missions diplomatiques soit légal, il est nécessaire de respecter un accord ou des obligations juridiques, d'accomplir une mission d'intérêt public ou dans le cadre de leurs prérogatives de puissance publique.Dans certains cas, les données à caractère personnel peuvent également être traitées si la personne concernée y a consenti ou si ce traitement est nécessaire pour protéger les intérêts d'une importance fondamentale pour la personne concernée ou pour une autre personne physique.
Liste d’enregistrement
Toutes les catégories de traitement effectuées dans le cadre des activités doivent figurer dans une liste d’enregistrement commune au sein de la mission diplomatique. Celle-ci peut ainsi systématiquement vérifier que les traitements reposent sur une base juridique. La mission diplomatique concernée est responsable de la mise à jour de la liste. Pour accéder à la liste d’enregistrement, contactez soit l'autorité compétente, soit le délégué à la protection des données pour les missions diplomatiques. Les coordonnées figurent au bas de la dernière page de ce document.
Collecte et traitement des données à caractère personnel
Généralités
Les missions diplomatiques ne collectent que les données à caractère personnel qui sont nécessaires aux fins du traitement. Les données ne seront pas traitées ultérieurement de manière incompatible avec ces finalités.
Données à caractère personnel relatives aux employés et sous-traitants
En tant qu'employeur, les missions diplomatiques peuvent traiter des données à caractère personnel relatives aux employés et aux sous-traitants lorsque cela est nécessaire pour respecter le contrat de travail ou de sous-traitance.
Données à caractère personnel relatives aux demandeurs d’emploi locaux et stagiaires
Les données à caractère personnel relatives aux demandeurs d'emploi locaux et stagiaires ne seront utilisées par la mission diplomatique qu'à des fins de recrutement et de suivi statistique. Les informations ne sont accessibles qu'aux personnes chargées des recrutements.
Données à caractère personnel lors de commande de matériel d’information, lettres d’information, abonnements, inscriptions à des événements et conférences
Les données à caractère personnel (nom, adresse et adresse électronique) fournies dans le cadre d'un abonnement ou d'une commande de matériel d'information ne sont conservées que tant que l'abonnement est en cours, ou qu'elles sont nécessaires pour effectuer l’expédition ou la commande. L'abonné peut annuler l'abonnement à tout moment. La mission diplomatique supprime alors les données personnelles.
Les données à caractère personnel (civilité, nom, adresse, numéro de téléphone et adresse électronique) qui sont communiquées lors de l’inscription à des conférences et autres événements ne sont conservées que le temps nécessaire à l’administration de la conférence ou de l’événement.
Durée de conservation
Les données à caractère personnel sont régulièrement nettoyées, supprimées ou anonymisées. Les données personnelles collectées par les missions diplomatiques sont traitées à des fins diverses. Les données sont donc conservées pendant une durée variable en fonction de l'usage auquel elles sont destinées et des obligations prévues par la loi.
Principe de transparence
Les missions diplomatiques sont des agences gouvernementales. Les messages envoyés aux missions diplomatiques deviennent des documents publics et peuvent être divulgués conformément au principe de transparence. Les documents publics contenant des données à caractère personnel peuvent être notamment divulgués aux journalistes et aux personnes qui demandent à y avoir accès. Dans certains cas, les données sont couvertes par la confidentialité et ne sont donc pas divulguées.
Les missions diplomatiques peuvent également divulguer des données à caractère personnel à d'autres autorités. Cela peut être le cas, par exemple, si une autre autorité a besoin d’accéder à ces données dans le cadre de prérogatives de puissance publique ou d’autres missions d’intérêt public.
Sous-traitants de données à caractère personnel
Les données à caractère personnel peuvent également être communiquées à des partenaires contractuels ou à des fournisseurs informatiques. Un certain nombre de services informatiques et de systèmes informatiques différents sont utilisés dans les activités des missions diplomatiques. Certains systèmes sont installés localement au sein de la mission diplomatique et seul le personnel de cette mission a accès aux données à caractère personnel. Dans ces cas, aucun transfert n'est effectué vers un tiers.
D'autres systèmes sont installés chez le fournisseur ou sont des solutions de stockage à distance auquel cas les données à caractère personnel sont transférées au fournisseur. Dans de telles situations, le fournisseur est considéré comme un sous-traitant de données à caractère personnel qui se charge des données pour le compte du responsable des données à caractère personnel de la mission diplomatique et conformément aux instructions de la mission.
Mesures de sécurité
Des mesures de sécurité techniques et organisationnelles sont prises pour veiller à ce que toutes les informations traitées par les missions diplomatiques soient protégées contre tout accès non autorisé, modifications et destructions.
Tout développement de systèmes, services et activités a lieu dans le respect de la vie privée et selon la législation sur la protection des données.
Vos droits
Les missions diplomatiques sont responsables du traitement de vos données à caractère personnel conformément à la législation en vigueur.
A votre demande ou de sa propre initiative, une mission diplomatique corrige ou complète les données à caractère personnel considérées comme incorrectes, incomplètes ou trompeuses.
Dans certains cas, vous disposez du droit à l’oubli de vos données à caractère personnel. Cela signifie que vous avez le droit de demander que vos données personnelles soient supprimées si elles ne sont plus nécessaires aux fins pour lesquelles elles ont été rassemblées. Cependant, il peut arriver que certaines dispositions légales empêchent une mission diplomatique de supprimer immédiatement vos données à caractère personnel. La mission diplomatique met alors un terme au traitement qui s’effectue à des fins autres que le respect de la législation.
Vous avez toujours le droit de déposer plainte à propos du traitement de vos données personnelles par une mission diplomatique. Vous pouvez vous adresser directement à la mission diplomatique ou bien à la Commission de la protection des données.
Demande d’extrait de registre ou de rectification
Gratuitement et sur demande vous avez le droit de recevoir des informations sur les données à caractère personnel vous concernant qu'une mission diplomatique enregistre et traite. Contactez la mission par écrit et indiquez votre nom, votre numéro d’identité, votre adresse postale, votre numéro de téléphone et votre adresse électronique (qui sont utilisés dans les communications avec la mission diplomatique concernée). Normalement l’extrait est envoyé à l’adresse postale que vous avez indiquée, ou bien à votre adresse d’enregistrement nationale en Suède, si vous en possédez une.
Coordonnées
Les coordonnées des missions diplomatiques figurent sur le site suivant : www.swedenabroad.se.