Reglamento General de Protección de Datos (RGPD)

Tratamiento de datos personales

Datos personales

Los datos personales son cualquier información directa o indirecta relativa a una persona física viva identificada. Las distintas informaciones, que recopiladas pueden llevar a la identificación de una determinada persona, constituyen datos de carácter personal. Ejemplos de datos personales pueden ser nombre, dirección, n.º de identificación personal, fotos o secuencias de videos.

Existen varias leyes y normativas con indicaciones de cómo se puede realizar el procesamiento de datos personales. El objetivo común de éstas es la de proteger a las personas contra la violación de su integridad personal cuando se procesan datos personales. Por procesamiento de datos personales se entiende, en principio, todo lo que se puede hacer con los datos. Esto podría ser, a modo de ejemplo, recopilar, registrar, almacenar, coordinar o imprimir información. La persona que procesa los datos personales es el responsable o administrador de los datos personales.

Nuestro tratamiento de datos personales

Las embajadas y consulados, que forman parte de la representación exterior diplomática de un país, tienen derecho a procesar los datos personales que sean necesarios para llevar a cabo las asignaciones que les han sido encomendadas por parte del gobierno y el parlamento.

La embajada puede tratar datos personales en los siguientes casos, a modo de ejemplo:

• cuando es contactada por alguien que requiera de información
• cuando es contactada por alguien que desee tener acceso a documentación pública
• cuando es contactada por algún solicitante de trabajo
• cuando es contactada por alguien que acudirá a un evento o reunión
• cuando es contactada por alguien que ha solicitado recibir una suscripción, o
• cuando es contactada por cualquier otra razón

La responsabilidad de los datos personales

Cada embajada es responsable del procesamiento de datos personales relacionado con las actividades de esta, siempre y cuando no se haya regulado de otra manera. Como responsable de los datos personales, la embajada debe asegurarse de que el tratamiento de estos datos se realice de acuerdo con la legislación vigente.

La base legal para el tratamiento de datos personales

El hecho de procesar datos personales debe estar respaldado por la normativa vigente de protección de datos, bajo una base legal. Para que dicho procesamiento sea legal se requiere que el dato en cuestión sea necesario para cumplir con un acuerdo u obligaciones legales para realizar una misión de interés público o que forme parte del ejercicio normal de la autoridad. En algunos casos, los datos personales también pueden procesarse si la persona interesada ha dado su consentimiento o si el procesamiento es necesario para proteger intereses que son de fundamental importancia para el que esté registrado interesado o para otra persona física.

Registro

Todas las categorías de tratamientos de datos que están incluidas en la actividad de la embajada deben estar debidamente registradas en un registro común. Esto le permite a esta verificar sistemáticamente que los tratamientos están amparados por una base legal. La representación diplomática es responsable de mantener actualizado este registro. Para acceder a dicho registro se puede poner en contacto con la embajada en cuestión o con el responsable de protección de datos de la representación diplomática. Podrá encontrar información de datos de contacto al final de la página.

Varios sobre la recopilación y el procesamiento de datos personales

General

La embajada solo recopila los datos personales necesarios en función de la finalidad del uso. Estos datos no serán usados posteriormente de forma incompatible con estos fines.

Información personal sobre empleados y proveedores de servicios

Como empleador, la representación diplomática puede procesar datos personales de empleados y proveedores de servicios cuando sea necesario para la cumplimentación correcta de la contratación de la persona en cuestión o el contrato de colaboración.

Información personal de los solicitantes de empleo y becarios

Los datos personales de solicitantes de empleo y becarios solo serán utilizados para fines de contratación y seguimiento estadístico. La información solo es accesible a las personas que trabajan con la contratación de personal y recursos humanos.

Datos personales relacionados con la solicitud de información, newsletter, suscripciones e inscripciones a encuentros, conferencias y eventos.

Los datos personales (nombre, dirección y correo electrónico) que se proporcionan en relación con una suscripción o petición de material de información solo se guardarán el tiempo que dure la suscripción o la duración necesaria para hacer el envío o el pedido. El suscriptor puede en cualquier momento cancelar dicha suscripción, en cuyo momento, la embajada, procederá a la eliminación de los datos personales almacenados.

Los datos personales (título, nombre, n.º de tfno. y correo electrónico) facilitados en relación con la inscripción de conferencias y otros encuentros, solo se almacenarán el tiempo imprescindible para la gestión de dichos eventos.

Almacenamiento y plazo de conservación de datos personales

Los datos personales se revisan de manera continua. Su tratamiento y el tiempo de conservación dependerá de la finalidad y del tiempo necesario para realizar las funciones para las que han sido recabados y del plazo legal según la normativa vigente.

El principio de acceso a la información pública

Las embajadas son agencias estatales. Toda información que llegue a estas se rige por el principio de acceso a la información pública por lo que la documentación que se recibe puede ser solicitada y entregada según este principio. Aquella documentación pública que incluya datos personales puede ser solicitada y entregada a medios de comunicación y a particulares que soliciten tener acceso a ellos. En los casos en los que la documentación esté clasificada como confidencial, no será entregada.

Las representaciones diplomáticas también podrán hacer entrega de datos personales a otras agencias estatales, por ejemplo, si estas necesitan tener acceso a estos datos relacionados con su ejercicio de la autoridad.  

El tratamiento de los datos personales

Los datos personales también pueden ser entregados a colaboradores o proveedores de servicios informáticos. En la actividad diaria de la embajada se hace uso de diferentes servicios y sistemas de informática. Algunos sistemas están instalados y configurados de manera local en la embajada por lo que únicamente tienen acceso a los datos personales los propios empleados de la embajada en cuestión y, en cuyo caso no hay una cesión de datos a un tercero.

Otros sistemas cuentan con una instalación centralizada en un proveedor externo de servicios o una solución en la nube en cuyo caso el tratamiento de datos personales se transfieren a estos. En estos casos, el proveedor de servicios administra los datos personales y gestiona el uso de estos según las instrucciones de la embajada.

Medidas de seguridad

Se implementan medidas técnicas y organizacionales de seguridad para proteger y evitar comprometer la seguridad de la información de posibles apropiaciones indebidas, cambios o destrucción.

El desarrollo de sistemas, servicios y actividades se realiza respetando la integridad personal y siguiendo el reglamento de protección de datos.

Sus derechos

La embajada es responsable del tratamiento de sus datos personales y de que estos se gestionen según el reglamento vigente.

La representación diplomática corregirá o completará los datos personales en los casos que estos se muestren erróneos, incompletos o engañosos.

En ciertos casos usted tiene derecho a la supresión de sus datos personales. Esto implica que tiene derecho a solicitar que sus datos personales se eliminen si ya no son necesarios para los fines para los que fueron recopilados.

Sin embargo, puede haber requisitos legales que impidan que una embajada elimine inmediatamente sus datos personales, en cuyo caso esta dará por terminada el procesamiento que se realiza con fines distintos al cumplimiento de la legislación.

Siempre tiene derecho a presentar una queja con respecto al procesamiento de sus datos personales por parte de la embajada. Puede dirigirse directamente a la embajada o ponerse en contacto con el responsable de protección de datos personales. También puede presentar su queja ante la Agencia Estatal de Integridad (Integritets­skydds­myndigheten - IMY).

Solicitud de extracto y rectificación  

Usted tiene derecho a solicitar, sin coste, los datos personales que la embajada disponga de usted. Póngase en contacto con nosotros, a través de un escrito, detallando su nombre, n.º de identificación personal, dirección, tfno. y correo electrónico (el que se ha utilizado en la comunicación con la embajada). El extracto se enviará a la dirección postal que usted haya proporcionado o, en su defecto, a la dirección registrada en Suecia, en caso de figurar inscrito en el registro civil.

Datos de contacto

• Los datos de contacto de la representación exterior se encuentran en swedenabroad.se.
• El delegado de protección de datos de las embajadas puede ser contactado por correo electrónico.