Beskrivning av Sveriges ambassad i Kampala allmänna handlingar enligt 4 kap. 2 § offentlighets- och sekretesslagen (2009:400)
Sveriges ambassad i Kampala har ett brett uppdrag att främja relationerna mellan Sverige och Uganda genom politisk dialog, utvecklingssamarbete, handels- och investeringsfrämjande, kulturellt utbyte samt genom service till svenska och utländska medborgare i ärenden som berör svenska myndigheter. Ambassaden erbjuder också stöd till svenska medborgare vid händelse av konsulär kris.
Ambassaden i Kampala är en fristående myndighet och lyder under Regeringskansliet. Chef för ambassaden är ambassadören.
Ambassadören är även sidoackrediterad till Centralafrikanska republiken (CAR) och Tchad. Ambassaden representerar således Sverige i dessa länder och har ansvar för Sveriges honorärkonsulat i Bangui respektive N’Djamena.
Ambassaden har fyra sektioner; sektionen för utvecklingssamarbete, sektionen för politiska och ekonomiska frågor, främjande samt offentlig och digital diplomati, migrationssektionen samt sektionen för administrativa frågor.
Register och sökmedel till myndighetens allmänna handlingar
Ambassaden förvarar sina arkivhandlingar i ett inre och ett yttre arkiv. I det inre arkivet förvaras bland annat ambassadens handlingar som omfattas av sekretess samt de allmänna handlingar från ambassadens verksamhet som bildar ambassadens arkiv. I det yttre arkivet förvaras handlingar som rör utvecklingssamarbetet som ej innehåller sekretessbelagda uppgifter.
Handlingar förvaras också i andra utrymmen men är då inlåsta i säkerhetsskåp som uppfyller kraven i RKF 2009:13, 22 §, detta gäller handlingar i öppna ärenden som är under handläggning. Räkenskaps- och migrationshandlingar förvaras i det inre arkivet.
Vissa allmänna handlingar, som inte omfattas av sekretess, registreras ej. De hålls i stället ordnade i särskilda serier och går att eftersöka med hjälp av ambassadens arkivförteckning.
Allmänna handlingar diarieförs huvudsakligen i ambassadens ärendediarium Klaradia.
Ambassaden har flertalet diarier för registrering av allmänna handlingar.
Vissa system där allmänna handlingar registreras:
För mer information
För mer information om ambassaden i Kampalas allmänna handlingar, deras användning och sökmöjligheter kontaktas ambassaden per e-post.
Bestämmelser om sekretess
Rätten att ta del av allmänna handlingar hos ambassaden i Kampala begränsas på samma sätt som hos andra myndigheter, genom bestämmelser i offentlighets- och sekretesslagen (2009:400).
De bestämmelser som ambassaden vanligen tillämpar är:
Begäran om utlämnande av allmänna handlingar prövas av ambassaden vid utlämnande. Myndighetschefen har ansvar för att utlämnanden sker lagenligt.
Uppgifter som myndigheten regelbundet hämtar och lämnar
Ambassaden i Kampala hämtar uppgifter från eller lämnar till andra myndigheter och organisationer, på olika sätt och vid olika tidpunkter. Nedan finns exempel på uppgifter som ambassaden regelbundet hämtar eller lämnar. Uppgifterna är grupperade efter ambassadens huvudsakliga arbetsprocesser.
Förvaltningsärenden
Internationell samverkan
Extern kommunikation
Myndighetens rätt att sälja personuppgifter
Ambassaden i Kampala saknar försäljningsbemyndigande för personuppgifter i författning eller regeringsbeslut och får därför inte sälja personuppgifter.
Gallring av allmänna handlingar
Ambassadens arkivbildning omfattas av Regeringskansliets föreskrifter (RKF 2009:14) om gallring av allmänna handlingar hos myndigheter inom utrikesrepresentationen.